Thực hiện chủ trương cải cách hành chính của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tiếp nhận và giải quyết hồ sơ BHXH, BHYT giữa cơ quan BHXH với các đơn vị sử dụng lao động, sáng ngày 21/11/2012 BHXH Thành phố đã tổ chức lớp tập huấn phần mềm iBHXH để từng bước triển khai việc giao dịch bằng hồ sơ điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT.
Trước mắt, thực hiện hồ sơ điện tử và chữ ký số đối với việc cung cấp thông tin đăng ký tham gia BHXH của đơn vị mới (Phiếu giao nhận hồ sơ 101/…/), và thông tin về lĩnh vực đóng BHXH, BHYT; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ 103/…/).
Trong thời gian đầu, các đơn vị nộp các loại hồ sơ nói trên bằng 2 phương thức:
- Hồ sơ điện tử: thông qua tiện ích iBHXH được cung cấp, đơn vị chuyển kịp thời các thông tin liên quan đến việc đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan BHXH.
- Hồ sơ giấy: trên cơ sở thông tin phản hồi từ cơ quan BHXH, đơn vị in hồ sơ giấy có mã vạch từ phần mềm iBHXH nộp cho cơ quan BHXH cùng với hồ sơ gốc theo quy định để đối chiếu và làm căn cứ giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT.
Đối với hồ sơ đơn vị mới tham gia đăng ký BHXH, trong thời gian 01 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ gửi mail thông báo mã số tham gia BHXH, số tiền phải nộp và thời hạn nộp tiền cho đơn vị.
Đối với hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH: trong thời gian 01 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp số sổ và gửi mail thông báo cho đơn vị.
Đối với hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT: cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ điện tử và xử lý dữ liệu thu, giải quyết việc cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và gửi mail thông báo ngày hẹn trả kết quả trên hồ sơ điện tử. Thời gian thực hiện là 07 ngày làm việc. Đơn vị nộp hồ sơ giấy (kèm theo hồ sơ gốc theo quy định) cho xơ quam BHXH theo thông báo hẹn trả kết quả trên hồ sơ điện tử để nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động.
Sau khi kiểm tra đối chiếu với hồ sơ gốc, nếu có sai sót, cơ quan BHXH sẽ thông báo cho đơn vị và hướng dẫn điều chỉnh vào kỳ sau. Hồ sơ giấy sẽ được cơ quan BHXH xác nhận và trả cho đơn vị từ ngày 05 đến ngày 10 của tháng sau (trả 01 lần cho tất cả các đợt hồ sơ của tháng trước).
Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố áp dụng phương thức giao dịch điện tử với cơ quan BHXH theo hướng dẫn trên từ ngày 01/12/2012. Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà chưa thể thực hiện ngay được thì đơn vị có thể thực hiện theo quy trình cũ.
Việc thực hiện đăng ký BHXH giữa các đơn vị sử dụng lao động với cơ quan BHXH thông qua phần mềm iBHXH sẽ giúp các đơn vị tiết kiệm được thời gian đi lại, chờ đợi để nộp, hoàn tất và nhận kết quả hồ sơ đăng ký. Nếu thực hiện đúng theo hướng dẫn, các đơn vị chỉ cần 01 lần đi để nộp và nhận kết quả trả hồ sơ, sổ BHXH, thẻ BHYT tại cơ quan BHXH.
